Nessa vida corrida que levamos hoje, tenho certeza de que você já teve aqueles dias tão atarefados, que a sensação é de que 24 horas não são suficientes para tudo que se tem que fazer!

Isso é muito mais comum do que se imagina, especialmente para quem precisa:

• trabalhar;
• estudar;
• dormir;
• ter momentos de lazer.
  

Como não podemos ter um dia de 30 horas, o artigo de hoje vai dar dicas para você otimizar melhor as 24 horas que temos disponíveis e potencializar sua produtividade.

Afinal o que é produtividade?

Você sabe efetivamente qual o conceito de produtividade?

Ela pode ser definida como a nossa capacidade de fazer mais coisas em menor tempo, mas sem pecar no quesito qualidade.

Um exemplo bem prático pra você entender: um nível de produtividade alto proporciona que você faça uma cota maior de estudo, realizando as tarefas de casa, elabore gráficos e revisões, tudo isto valorizando o tempo útil destinado a isso.

Como consequência, consegue atingir o resultado necessário. Seja tirar uma nota alta, manter o conteúdo em dia, compreender suas dúvidas e assim por diante.

Quanto mais produtivo você é, seja nas tarefas de casa, estudo, ou trabalho, mais valor você entrega para a empresa que trabalha e para você mesmo, pois seu desempenho se destaca e traz avanços para a sua carreira.

Desta forma, uma rotina produtiva é aquela em que você consegue cumprir com excelência a sua lista de tarefas, mas sem fazer tudo na correria ou de “qualquer jeito”. 

A importância de ser produtivo 

A produtividade é essencial para que você se mantenha numa evolutiva constante, com crescimento pessoal e profissional e isso faz com que sua persona se diferencie dos demais ao seu redor.

A essência da produtividade, na prática, significa conseguir realizar tarefas com consistência, em tempo reduzido e sem perder a qualidade, já que fazer muito, nem sempre é sinônimo de fazer bem feito.

Produtividade não ocorre por acaso

Antes de mais nada é preciso ter em mente que a produtividade não ocorre por acaso – pelo contrário! Ela é o resultado de um conjunto de ações e fatores, tais como:

• comprometimento com a excelência; 
• bom uso da inteligência;
• planejamento bem pensado e executado;
• esforço focado no objetivo.
  
  

Estar ciente de que é necessário compromisso com as tarefas para gerar bons resultados é o primeiro passo para otimizar as horas do seu dia e potencializar sua produtividade.

Busque interiorizar a ideia de que a produtividade precisa estar conectada com a execução dos seus compromissos com qualidade.

Agora começamos a jornada que irá otimizar suas horas. Para isso, a sua missão inicial é colocar o número de horas que você gasta com cada uma dessas tarefas abaixo para ver quantas horas sobram ao fim de um dia.

Primeira tarefa: Sono!

O horário de sono que precisamos ter todas as noites é imprescindível. Cada um tem um ritmo e sabe o seu limite de sono, e é preciso respeitar essas diferenças, já que isso varia de organismo para organismo.

Alguns têm uma necessidade maior de sono – se não dormirem no mínimo 8 horas ficam com a produtividade comprometida – ao passo que para outros, dormir 5 horas é mais do que suficiente e conseguem produzir com excelência.

Mas é válido ressaltar: não dormir direito causa consequências severas ao longo do tempo:

• perdas de memória;
• bloqueio criativo; 
• crises de ansiedade;
• episódios de descontrole emocional; 
• pouca concentração.
  

Se você precisa melhorar sua qualidade de sono, o primeiro passo é: Ter o compromisso de dormir todo dia no mesmo horário e respeitar o seu limite de sono. Crie uma rotina de sono nos horários corretos.

Para quem tem dificuldades para dormir, a tecnologia tem ferramentas para auxiliar nessa questão. Alguns aplicativos ajudam a relaxar e descansar melhor, veja alguns deles:

• Colorfly (disponível para iOS e Android): é um aplicativo para colorir diversos desenhos e esvaziar sua cabeça dos problemas que podem atrapalhar seu descanso.
  
• Zen (disponível para iOS e Android): ótimo para quem gosta de meditação guiada, tem um repertório amplo com temas, vídeos, sons e mensagens para proporcionar a você um relaxamento profundo.
  

Lembre-se que você deve usar o celular como aliado do seu descanso e não como inimigo.

Portanto, nada de atualizar as redes sociais antes de dormir. Evite o celular na cama no mínimo 15 minutos antes de dormir e aproveite esse tempo para leitura, meditação ou apenas relaxar em silêncio.

Segunda tarefa: Trabalho!

Provavelmente a tarefa que ocupa a maior parte do seu tempo.

A maioria das pessoas possui um horário de trabalho fixo e isso contribui para a organização da rotina e da produtividade. Infelizmente quem não trabalha dessa forma pode ter sim mais dificuldades de organização do tempo.

Ser produtivo com inúmeras distrações em volta ou quando se tem que entregar uma grande quantidade de projetos na mesma semana ou dia fica extremamente difícil, isso é fato.

Para ajudar nessa questão, separamos três formas bacanas de você cuidar do cotidiano de trabalho a fim de ser uma pessoa mais produtiva.

5am Club:

Essa técnica consiste em acordar às cinco da manhã e te gerar um dia muito mais produtivo. Você vai estar acordado enquanto a grande maioria ainda estará sonhando. Para quem tem facilidade de acordar cedo e tem uma produtividade maior pela manhã, esse horário ajuda a começar as atividades com muitas horas de antecedência. E te permite realizar outras atividades nas horas que sobrarem como: ler, tomar um banho demorado, praticar atividades físicas, fazer um novo curso etc.

Pomodoro:

Para quem não curte acordar tão cedo, essa técnica é uma boa pedida. Porém, ela não te dará tanto tempo de relaxamento quanto a técnica anterior..A técnica Pomodoro consiste em criar ciclos de trabalho e descanso que aumentem sua produtividade, seguindo os passos abaixo:

1) Crie uma lista com as tarefas pendentes.

2) Ative o cronômetro do seu celular (ou outra ferramenta) e programe para despertar em 25 minutos. 

3) Escolha uma tarefa da lista, e trabalhe exclusivamente nela nos próximos 25 minutos (um pomodoro).

4) Quando o cronômetro zerar e tocar, faça um descanso de 5 minutos, longe do que estava fazendo.

5) Quando finalizar a tarefa, risque-a da lista.

6) Retome o trabalho por mais 25 minutos, até o alarme soar e finalizar o pomodoro.

7) A cada quatro “pomodoros”, é momento de uma pausa de 30 minutos até retornar ao trabalho.

Metodologias ágeis:

Metodologias ágeis são muito eficientes e podem sim causar milagres na sua rotina de trabalho. As ideias principais deste método são: priorizar as pessoas e as interações resultantes disso, passando para os produtos executáveis, indo em direção à colaboração do cliente e tendo respostas rápidas para as mudanças que possam vir a acontecer. Para colocar esse método em prática é preciso separar os seus projetos em ciclos:

1. Início do projeto;
2. Organização e preparação do trabalho;
3. Execução efetiva da tarefa;
4. Encerramento do projeto.
   

Após cada etapa, a equipe precisa fazer uma análise detalhada de cada uma das atividades individualmente, para que, caso sejam percebidos erros, eles possam ser resolvidos mais rapidamente. Isso evita acúmulo de erros no final que necessitem que todo o trabalho seja refeito.

Essa metodologia visa entregar um projeto mais rápido, além de desenvolvê-lo com maior qualidade com uma divisão eficiente das etapas entre os membros da equipe.

Duas ferramentas são básicas para você desenvolver essa técnica – o Scrum – dividir o projeto em ciclos chamados de Sprints, ou o Kanban  – que funciona através de cartões, onde você desloca as tarefas por categorias:

1. Tarefas por fazer
2. Tarefas em execução
3. Tarefas concluídas
    

Outras categorias podem e devem ser acrescentadas de acordo com as necessidades do projeto em andamento. Essa metodologia pode ser usada com sites e aplicativos, como Asana ou Trello.

Terceira tarefa: Estudo!

Se você estuda de qualquer maneira:

• faculdade;
• pós graduação;
• doutorado ou mestrado;
• curso de línguas;
• outros cursos afins.
  

Ou outras atividades desse tipo que exigem algumas horas do seu dia, é válido você se organizar para que o dia não se vá e você deixou os estudos para trás.

Dessa forma é necessário organizar um momento específico de estudo.

Porém é preciso que você não conte apenas os horários efetivos da aula, mas também o tempo que você gasta para aprofundamento dos estudos e atividades extras, como: tarefas de casa, trabalhos, exercícios de fixação etc.

Para otimizar seus estudos indicamos a:

• Técnica e Repetição Espaçada: ela te auxilia na memória de longo prazo, para que aquela matéria que você vai estudar, fique armazenada na sua mente mesmo depois daquela prova difícil no final do semestre.Isso porque ela funciona refrescando a sua memória com conteúdos já aprendidos em espaços de tempo estrategicamente selecionados como: 1-7-14-30. Esses números significam que após você aprender um conteúdo novo, você deve revisá-lo de acordo com a sequência de tempo abaixo: 

• 1 dia
• 7 dias
• 14 dias
• 30 dias após aprender o conteúdo.

Quarta tarefa: Deslocamento!

Se você trabalha em home office, pule esse tópico.

Mas a maioria das pessoas precisam se deslocar até o trabalho e têm a sensação de estar perdendo tempo hábil indo para o escritório ou para a faculdade, por exemplo. Por isso, escolhemos algumas dicas para você aproveitar melhor esse tempo.

Dicas para quem usa transporte público:
Para quem não tem o problema de enjoar no transporte, as opções são muitas! Você pode usar esse tempo no busão ou metrô com leituras e assistindo vídeos, ou até aulas on-line e estudar línguas. Pra quem adora maratonar, pode ver séries e filmes que são uma ótima opção até mesmo para antecipar o momento de lazer.

Porém se você não consegue ler nada em movimento, pois fica logo enjoado a boa notícia é que um simples fone de ouvido pode fazer com que esse tempo do deslocamento seja bem aproveitado escutando suas músicas favoritas ou até mesmo podcasts, já que existem dos mais variados temas: como apoio de estudos, atualização das notícias nacionais e mundiais, política, humor… então escolha o tema que mais lhe agrada e use esse tempo para conhecer mais a fundo os temas que você curte!

Dicas para quem usa carro:
Se você é o motorista da rodada, as opções são meio restritas, mas segurança em primeiro lugar! Nossa sugestão é curtir suas músicas e bandas favoritas, ou uma playlist de meditação ou até  curtir os podcasts, como na dica acima. Agora se você vai na carona, pode usar todas as opções do transporte público, só cuide para não ficar enjoado.

Quinta Tarefa: Lazer e outras atividades!

O maior problema que as pessoas têm na gestão pessoal do tempo é encontrar espaço na agenda para atividades extras, lazer e hobbies. É quase impossível fazer sobrar tempo pra praticar atividades físicas, levar seu cachorro para um passeio, ou assistir a sua série favorita?

O lazer é muito necessário! Essas atividades não são apenas uma distração! Elas auxiliam a controlar o estresse, proporcionam um senso de autocuidado e de equilíbrio interior, melhoram a autoestima e de quebra te ajudam a reduzir a ansiedade. Isso porque o estresse está intimamente ligado à piora do estado de saúde mental.

E o que as pessoas costumam cortar da rotina atarefada? Justamente o momento de lazer. Pra você encontrar um tempinho no seu dia para sua atividade favorita sugerimos que faça uma análise das horas que você gasta no seu dia e anote aproximadamente quantas horas você gasta em cada tarefa.

Siga o exemplo abaixo:

Tarefa sono: ______ horas

Tarefa trabalho: _______ horas (conte tanto o expediente quanto o almoço)

Tarefa estudo: _______ horas

Tarefa deslocamento: _______ horas

Some o total dessas horas e veja quantas sobram e use-as para encaixar sua atividade de lazer.

Claro que haverão dias mais atarefados, onde apenas restará uma hora de lazer e outros mais tranquilos, onde você terá mais horas para curtir seus hobbies. Quem trabalha em casa pode excluir o tempo de deslocamento e ter mais horas de lazer. 

É necessário tirar da cabeça aquele estereótipo de que ser produtivo é estar sempre ocupado, sem tempo para o que você gosta!

E agora, mãos à obra! Use as dicas e técnicas que você leu hoje e sem dúvidas você vai produzir mais, com maior qualidade e ainda fazendo restar aquele tempo super importante para o lazer, de forma a aproveitar cada momento do seu dia.

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